بسیاری از مدیران هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب تصور میکنند هر دستگاهی که بتواند ورود و خروج کارکنان را ثبت کند، نیاز سازمان را برطرف خواهد کرد. اما تجربه نشان داده است که انتخاب نادرست این تجهیزات میتواند در مدت کوتاهی باعث نارضایتی کارکنان، افزایش هزینههای پشتیبانی و حتی اختلال در محاسبه حقوق و دستمزد شود.
واقعیت این است که خرید دستگاه حضور و غیاب تنها خرید یک سختافزار نیست؛ بلکه سرمایهگذاری روی سیستم مدیریت منابع انسانی سازمان است. به همین دلیل پیش از انتخاب دستگاه باید به نیازهای فعلی و آینده کسبوکار توجه کرد.
در این مقاله به مهمترین نکاتی میپردازیم که بسیاری از شرکتها هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب نادیده میگیرند.
یکی از رایجترین اشتباهات خریداران، انتخاب ارزانترین دستگاه موجود در بازار است.
در نگاه اول ممکن است یک دستگاه ارزان هزینههای اولیه را کاهش دهد، اما اگر دستگاه دقت کافی نداشته باشد یا مرتب دچار خرابی شود، هزینههای پنهان آن به مراتب بیشتر خواهد بود.
برای مثال تصور کنید دستگاه بهدرستی اثر انگشت کارکنان را تشخیص ندهد. در این شرایط واحد منابع انسانی مجبور میشود ساعتهای زیادی را صرف اصلاح اطلاعات تردد کند. این اتلاف زمان در بلندمدت هزینهای بسیار بیشتر از اختلاف قیمت اولیه دستگاه خواهد داشت.
هر کسبوکاری شرایط خاص خود را دارد.
در برخی محیطهای صنعتی، دست کارکنان ممکن است به دلیل فعالیتهای فیزیکی دچار آسیب یا فرسایش شود. در چنین شرایطی دستگاههای اثر انگشتی عملکرد مطلوبی نخواهند داشت.
در مقابل، دستگاههای تشخیص چهره میتوانند گزینه مناسبتری باشند.
پیش از خرید باید بررسی کنید:
پاسخ به این سوالات میتواند فناوری مناسب را مشخص کند.
بسیاری از مدیران تمام تمرکز خود را روی دستگاه قرار میدهند، در حالی که بخش مهم ماجرا نرم افزار حضور و غیاب است.
در واقع ارزش واقعی اطلاعات زمانی مشخص میشود که بتوان آنها را تحلیل کرد.
یک نرم افزار حرفهای باید امکان:
را فراهم کند.
بدون نرمافزار مناسب، حتی بهترین دستگاه حضور و غیاب نیز کارایی محدودی خواهد داشت.
بسیاری از شرکتها دستگاهی را انتخاب میکنند که فقط پاسخگوی شرایط فعلی باشد.
اما اگر تعداد کارکنان در آینده افزایش پیدا کند چه اتفاقی میافتد؟
فرض کنید امروز ۳۰ کارمند دارید اما طی دو سال آینده این تعداد به ۱۰۰ نفر برسد. آیا دستگاه انتخابی شما همچنان پاسخگو خواهد بود؟
به همین دلیل بهتر است ظرفیت ذخیره کاربران، ظرفیت ثبت تردد و امکان توسعه سیستم را از همان ابتدا بررسی کنید.
در سازمانهای بزرگ، چند ثانیه تأخیر برای هر کارمند میتواند به تشکیل صفهای طولانی منجر شود.
یک دستگاه حضور و غیاب حرفهای باید بتواند در کوتاهترین زمان ممکن هویت افراد را تشخیص دهد.
سرعت بالا علاوه بر افزایش رضایت کارکنان، باعث کاهش ازدحام در ساعات ورود و خروج نیز میشود.
امروزه بسیاری از شرکتها دارای چند شعبه هستند یا بخشی از نیروهای آنها به صورت دورکار فعالیت میکنند.
اگر دستگاه امکان اتصال به شبکه و اینترنت را نداشته باشد، مدیریت اطلاعات تردد به یک فرآیند پیچیده و زمانبر تبدیل خواهد شد.
دستگاههای مدرن امکان ارسال خودکار اطلاعات به سرور مرکزی را فراهم میکنند و مدیران میتوانند وضعیت تمامی شعب را از یک پنل واحد مشاهده کنند.
حتی بهترین تجهیزات الکترونیکی نیز ممکن است به پشتیبانی نیاز داشته باشند.
در زمان خرید دستگاه حضور و غیاب باید به موارد زیر توجه کنید:
در بسیاری از موارد کیفیت خدمات پس از فروش از خود دستگاه مهمتر است.
این سوال یکی از پرتکرارترین سوالات خریداران است.
دستگاههای اثر انگشتی معمولاً هزینه کمتری دارند و برای شرکتهای کوچک و متوسط گزینه مناسبی محسوب میشوند.
در مقابل، دستگاههای تشخیص چهره سرعت بیشتری دارند و برای سازمانهای بزرگ، محیطهای پرتردد و مجموعههایی که به دنبال فناوریهای جدید هستند انتخاب بهتری به شمار میروند.
در سالهای اخیر بسیاری از شرکتها به سمت سیستمهای تشخیص چهره حرکت کردهاند زیرا این فناوری علاوه بر سرعت بالا، امکان ثبت تردد بدون تماس فیزیکی را نیز فراهم میکند.
اگر بخواهیم ویژگیهای یک دستگاه ایدهآل را در چند مورد خلاصه کنیم، باید به این موارد اشاره کنیم:
انتخاب دستگاه حضور و غیاب تنها یک تصمیم فنی نیست؛ بلکه تصمیمی مدیریتی است که میتواند بر بهرهوری، نظم سازمانی و حتی رضایت کارکنان تأثیر مستقیم داشته باشد.
به جای تمرکز صرف بر قیمت، بهتر است نیازهای واقعی سازمان، قابلیت توسعه، کیفیت نرم افزار و خدمات پس از فروش را در اولویت قرار دهید. در بسیاری از موارد، انتخاب صحیح در همان ابتدای کار میتواند سالها شما را از هزینههای اضافی و مشکلات مدیریتی دور نگه دارد.
